VALORACIÓN DE ACTIVOS O MATERIALES CON ALTA ROTACIÓN

1. Introducción

La valoración de activos o materiales con alta rotación constituye un aspecto crucial en la gestión patrimonial de cualquier empresa. A simple vista, podría pensarse que los bienes que se sustituyen con mayor frecuencia están excluidos de la categoría de “activos fijos”; sin embargo, en numerosos casos, estos bienes pueden ser contabilizados como activos no corrientes siempre y cuando cumplan con los criterios de longevidad y funcionalidad establecidos en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
Este artículo examina en detalle los conceptos clave para identificar adecuadamente dichos bienes, el porqué se confunden con activos corrientes, y la importancia de la toma física de inventario para garantizar que su valoración sea la correcta. Asimismo, se abordarán las bases legales y técnicas aplicables en Colombia, los retos que enfrenta su implementación y la forma en que Goods & Services Consulting S.A.S. puede respaldar a las organizaciones en esta labor.

2. Definición y Características de los Materiales con Alta Rotación

2.1 ¿Qué es un Activo con Alta Rotación?

Cuando hablamos de materiales o activos con alta rotación, nos referimos a bienes que participan de manera continua en la operación, pero que, a diferencia de otros activos fijos, suelen reemplazarse con más frecuencia debido a su desgaste, evolución tecnológica o la naturaleza de su función.

• Ejemplos: Mobiliario de oficina con vida útil de 1-2 años, equipos de cómputo que quedan obsoletos con rapidez, herramientas usadas intensivamente, etc.
• Característica esencial: Aun cuando su ciclo de reemplazo no sea muy prolongado, se distinguen de los bienes de consumo inmediato porque mantienen un uso prolongado mayor a un solo ciclo contable de un año. Esto justifica su activación como parte del patrimonio de la empresa.

2.2 Diferencia con los Activos Corrientes

• Activos Corrientes: Incluyen inventarios de productos, materias primas, cuentas por cobrar, etc., con expectativa de liquidación o consumo en un plazo menor a 12 meses.
• Activos No Corrientes: Tienen una vida útil mayor a un año. Se deprecian o amortizan a lo largo de su uso.

Los bienes con alta rotación, pese a cambiarse con más frecuencia, pueden encajar dentro de la clasificación de activos fijos, evitando confusiones en la contabilidad y reflejando con exactitud la realidad de la empresa.

3. Importancia de la Toma Física de Inventario en la Valoración de Activos

3.1 Función de la Toma Física

La toma física de inventario es un proceso estructurado de conteo y verificación de los bienes que la empresa posee en un momento determinado. Al comparar los resultados del recuento con los registros contables, se garantiza la exactitud de la información, se detectan faltantes o sobrantes y se ajustan los valores cuando sea pertinente.

3.2 Beneficios Estratégicos

1. Precisión Contable: Las cifras reportadas en los estados financieros reflejan con fidelidad la disponibilidad y estado de los activos.
2. Prevención de Pérdidas: La identificación de bienes mal ubicados, dañados o extraviados permite corregir políticas internas.
3. Planeación y Control de Stock: Un inventario confiable disminuye la posibilidad de sobrecostos por excesos o escasez de materiales.
4. Mejora del Flujo Operativo: Evita interrupciones en la producción o en la prestación de servicios, ya que se conoce con claridad qué se tiene y dónde se encuentra.

3.3 Relevancia para Bienes de Alta Rotación

Debido a la mayor velocidad con la que pueden deteriorarse o cambiar de usuario, es fundamental verificar permanentemente su existencia y condiciones, evitando subvaloración o sobrevaloración que derive en cifras contables distorsionadas.

4. Retos y Confusiones: Activos Fijos, Materiales de Consumo y Corrientes

4.1 Por Qué se Confunden

Para muchas personas sin un conocimiento profundo de la normativa contable, resulta sorprendente que ciertos bienes (por ejemplo, computadoras renovadas cada dos años) sigan calificando como activos fijos. Sin embargo, la clave está en la intención de uso prolongado y en el valor que, en conjunto, justifica su capitalización.

4.2 Consecuencias de la Mala Clasificación

• Desajustes en Depreciación: Al tratar un activo fijo como si fuera un gasto inmediato, se pueden inflar los costos de un periodo y subestimar la utilidad.
• Errores en Balances: Una empresa que no capitalice sus bienes de rotación podría reportar un activo total menor al real, afectando su presentación financiera ante inversionistas o bancos.
• Sanciones o Diferencias Fiscales: El fisco puede cuestionar la deducibilidad si no se sigue un criterio apropiado de vida útil y depreciación.

5. Caso de Estudio: Procedimiento en la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá (EAAB)

5.1 Coordinación y Comités Técnicos

En la EAAB se realizaron comités técnicos, a través de Goods and Services Consulting S.A.S., para delinear los lineamientos del inventario, aclarar dudas y planificar las actividades a ejecutar. Se subrayó la importancia de la fecha, la metodología y el cronograma de ejecución.

5.2 Enfoque de Colaboración

Se envió notificación escrita a cada dependencia, solicitando colaboración activa, organización de los bienes en el destino asignado y facilitación de documentación. Se estableció una comunicación fluida entre el área encargada del inventario y los distintos funcionarios, obteniendo una participación eficaz.

5.3 Metodología de Integración y Colaboración

La EAAB definió cinco pasos para implementar un enfoque colaborativo en la cadena de suministro, estableciendo indicadores de desempeño y planes de acción orientados a la mejora continua. Se ejecutaron recorridos programados en almacenes, centros de distribución y oficinas, levantando datos que alimentaron la base contable y confirmaron la ubicación y el estado de los bienes.

5.4 Resultados y Aprendizajes

La experiencia de la EAAB demuestra que una buena preparación y un esquema de coordinación puede:

• Garantizar el cumplimiento de procedimientos internos y normativas.
• Lograr datos de inventario precisos, minimizando riesgos de incongruencias.
• Favorecer la transversalidad de la información en la organización.

6. Normas Aplicables en la Toma Física y Valoración de Activos

6.1 Normatividad Contable y NIIF

• Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF): Regulaciones que definen la clasificación y la presentación de activos en los estados financieros, buscando uniformidad y comparabilidad global.
• NIA 501: Orienta la evidencia de auditoría en la verificación de inventarios, clave para asegurar su existencia y valoración al cierre del periodo contable.

6.2 Normas Internas y Disposiciones de Seguridad

• Decreto 1443 de 2014: Normas de seguridad y salud en el trabajo que rigen las actividades de campo, incluyendo la toma física de inventario.
• NS-141: Protocolos de seguridad industrial y salud ocupacional aplicables a contratistas.
• Artículos de la Ley 1955 de 2019 (Plan Nacional de Desarrollo): Pueden incidir en las metodologías de valoración y manejo de activos en el sector público.
• Ley 1952 de 2019 (Código General Disciplinario): Establece disposiciones relacionadas con la conducta de los funcionarios en procesos como la administración de bienes y contratación pública.

7. Metodología de Inventario: Pasos Implementados

7.1 Definición de Políticas

La empresa dicta los lineamientos para integrar y colaborar en la planificación de la cadena de suministro (que incluye bienes con alta rotación). Este paso garantiza la coherencia de criterios y el uso de indicadores estandarizados.

7.2 Planificación Colaborativa

Se calendariza la realización de la toma física y se describen las herramientas de conteo, los responsables de cada área y las instancias de revisión.

7.3 Integración de Procesos Claves

Se unifica la información de los módulos de contabilidad, bodegas, seguridad y mantenimiento para tener un registro sincronizado de cada bien y su movimiento.

7.4 Medición del Desempeño

Se establecen métricas como el porcentaje de diferencia entre lo físico y contable, la velocidad del proceso y la cantidad de incidencias detectadas. Esto fomenta una toma de decisiones basada en datos reales.

7.5 Planes de Acción

De acuerdo a los resultados, se proponen mejoras para disminuir las brechas y aumentar la productividad del siguiente inventario.

8. Retos y Dudas en la Actualización y Reajuste del Avalúo

Cuando la empresa revalúa o actualiza el valor de sus activos con alta rotación, surgen inquietudes:

• ¿Subirá mi impuesto a la misma velocidad que el avalúo? Posiblemente no; depende de las tarifas y topes normativos.
• ¿Cómo defiendo mi postura si considero que el avalúo excede la realidad? Se recomienda un avalúo comercial independiente para justificar la reducción o corrección.
• ¿Los bienes deben visitarse todos? En general, sí, pero algunas estrategias de valoración masiva se basan en muestras y modelos estadísticos.

9. Beneficios de la Planeación Colaborativa en la Toma de Inventario

1. Mayor Exactitud: Al coordinar distintas áreas, se disminuye la posibilidad de errores u omisiones.
2. Optimización de Recursos: Se evita duplicar esfuerzos y se aprovechan los tiempos de cada dependencia.
3. Visión Unificada: Una única base de datos y metodología disipan contradicciones y mejoran la coherencia de la información.
4. Mejora Continua: Los indicadores establecidos posibilitan detectar cuellos de botella y subsanar fallas en la logística.

10. Papel de Goods & Services Consulting S.A.S. en la Valoración de Activos de Alta Rotación

En Goods & Services Consulting S.A.S., somos conscientes de la confusión que puede existir en empresas que manejan un inventario con bienes de alta rotación y, a su vez, deben rendir cuentas ante regulaciones contables. Por ello, ofrecemos:

1. Asesoría Técnica: Identificamos con precisión qué bienes pueden encuadrarse como activos fijos, definiendo su vida útil y el método de depreciación adecuado.
2. Implementación de NIIF: Ayudamos a incorporar las Normas Internacionales de Información Financiera en la valoración y presentación de estos activos, evitando infracciones o inconsistencias contables.
3. Toma Física de Inventarios: Diseñamos planes de conteo y auditoría, garantizando una ejecución ordenada, la corrección de discrepancias y la documentación requerida por los entes de control.
4. Capacitación y Formación: Formamos al personal del almacén y contabilidad, reforzando la eficacia y la colaboración interna.

11. Casos de Éxito y Aprendizajes

La experiencia de Goods & Services Consulting S.A.S. con entidades como la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ilustra la relevancia de una planificación cuidadosa y de la comunicación anticipada a todos los involucrados. Los comités técnicos y la sistematización del proceso rindieron frutos en términos de precisión, tiempo empleado y respuesta positiva de los equipos operativos.

• Comités de trabajo: Fomentan el intercambio de conocimientos.
• Aplicación de metodologías de mejora continua: Proporcionan un marco de referencia para la ejecución, seguimiento y evaluación de la toma física.
• Resultados: Se documentaron discrepancias, se clasificaron bienes en desuso y se optimizó la rotación real de activos.

12. Conclusiones Finales y Futuras Perspectivas

La valoración de activos o materiales con alta rotación se vuelve trascendental para la contabilidad y la presentación de estados financieros, ya que determina si esos bienes deben tratarse como simple inventario corriente o como activos fijos sujetos a depreciación. Una mala clasificación puede distorsionar la imagen financiera de la empresa y repercutir en decisiones gerenciales y legales.

La toma física de inventario, en este sentido, es la herramienta que valida la correspondencia entre lo real y lo registrado. En el caso de bienes de alta rotación, esta revisión cobra relevancia particular, al haber una continua salida y entrada de artículos que tienden a ser sustituidos con mayor prontitud que un inmueble o una maquinaria pesada. La comunicación interna y la aplicación de la NIA 501 —junto con la adopción de NIIF— refuerzan la confianza de los usuarios de la información financiera, ya sean accionistas, entes estatales o potenciales socios.

Con la orientación adecuada y el respaldo de consultores expertos en Goods & Services Consulting S.A.S., las organizaciones pueden alcanzar la transparencia deseada, protegerse de sanciones y asegurar que cada bien (independientemente de su vida útil o rotación) reciba el tratamiento contable apropiado. De cara al futuro, la tecnología y los sistemas ERP permiten simplificar los procesos de control, mientras la normativa seguirá refinándose para fortalecer la rendición de cuentas y la uniformidad global de la información contable.