Cómo se hace un Inventario y Plaqueteo o Etiquetado de Activos Fijos

Regresamos sobre un tema sobre el que nos escriben mucho: ¿Cómo se realiza un inventario y el plaqueteo o etiquetado de activos fijos? En este artículo, revisaremos los aspectos más importantes relacionados con este proceso. Te aseguro que muchas de las preguntas e inquietudes que tienes quedarán aclaradas mientras profundizamos en:

• Qué es un activo fijo.
• Qué se entiende por levantamiento de activos fijos o toma física.
• La importancia de realizar un inventario y su control.
• El procedimiento de plaqueteo o etiquetado.
• Cómo contribuyen las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) a la correcta medición de los activos.
• Y, finalmente, un paso a paso para ayudarte a llevar a cabo este proceso de la manera más eficiente.

¡Comencemos!

1. ¿Qué es un Activo Fijo?

Un activo fijo es un recurso tangible que se utiliza en la producción de bienes o servicios, ya sea para uso propio o para brindar servicios a terceros. Estos bienes no se destinan a la venta directa como inventario comercial (materia prima o productos terminados), sino que están destinados a generar valor de forma prolongada en la empresa. También se conocen como propiedad, planta y equipo, siguiendo la clasificación de las NIIF.

Algunos ejemplos de activos fijos son:

• Maquinaria industrial (tornos, prensas, máquinas de empaque, etc.)
• Equipos de cómputo (computadoras, impresoras, servidores)
• Vehículos (camiones de reparto, flotas corporativas, transporte)
• Mobiliario y equipo de oficina (sillas, escritorios, estanterías)
• Inmuebles (edificios, locales comerciales, bodegas)

Estos bienes se deprecian con el tiempo, lo que significa que pierden valor gradualmente debido al uso, desgaste, obsolescencia o deterioro. La depreciación se registra en los estados financieros para reflejar la disminución del valor contable del activo, cumpliendo con los estándares contables de cada país y con las directrices internacionales, como las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

2. ¿Qué es el Levantamiento de Activos Fijos o Toma Física?

El levantamiento de activos fijos (a veces llamado “toma física de activos”) es el proceso mediante el cual se identifican, se verifican y se registran todos los bienes muebles e inmuebles que posee una organización. Este procedimiento busca:

1. Confirmar la cantidad y la ubicación de cada bien.
2. Verificar la condición de cada activo (si está operativo, en mantenimiento, obsoleto, etc.).
3. Actualizar la información de responsables o custodios de los activos.
4. Asegurar que el inventario físico de activos coincida con los registros contables y administrativos.

Para que el proceso sea confiable, se deben aplicar procedimientos de control interno que garanticen la integridad de la información recabada. De esta forma, se mejora la gestión de los activos y se logra un mejor aprovechamiento de recursos.

2.1. Importancia del Levantamiento

• Evitar pérdidas: Si no se realiza un inventario adecuado, pueden existir activos “fantasma” (que aparecen en registros pero no en la realidad) o activos perdidos que no están contabilizados.
• Control de depreciación: Saber el estado de cada activo permite aplicar la tasa de depreciación adecuada y respetar la normativa contable (NIIF).
• Correcta gestión financiera: La información fiable sobre los activos fijos impacta directamente en los estados financieros, afectando el valor de la empresa y sus indicadores de solvencia y rentabilidad.
• Toma de decisiones: Conocer el stock real de maquinaria, equipos y mobiliarios facilita decisiones sobre inversión, mantenimiento o reemplazo oportuno.

3. ¿Qué es el Etiquetado o Plaqueteo de Activos Fijos?

El etiquetado o plaqueteo de activos es el procedimiento mediante el cual se coloca una etiqueta física (comúnmente una placa con código de barras o un código QR) en cada activo para identificarlo de forma única. Esta etiqueta o plaqueta incluye información relevante, como:

• Número de identificación o código único del activo.
• Código de barras o código QR para facilitar su lectura mediante dispositivos electrónicos.
• Descripción breve del bien (por ejemplo, “Equipo de cómputo HP modelo XYZ”).
• Ubicación (si se trata de un inmueble o un área específica dentro de la empresa).
• Fecha de compra y/o datos de depreciación (en algunos casos).

El objetivo es que, al escanear la placa o etiqueta, se pueda rastrear el activo en todo momento, verificar su ubicación, su historial de mantenimiento, sus costos asociados y cualquier otra información relevante para la gestión empresarial. Esto resulta especialmente útil en organizaciones con cientos o miles de activos distribuidos en diferentes sedes, pisos u oficinas.

3.1. ¿Para qué sirve el Etiquetado de Activos?

1. Control y seguimiento: Cada activo fijo está ligado a un código único, lo cual reduce drásticamente la posibilidad de confusiones o duplicidades.
2. Inventarios rápidos: Al usar lectores de código de barras o aplicaciones móviles, la inspección física se agiliza; basta con escanear la etiqueta para verificar la presencia y el estado del activo.
3. Historial de mantenimiento: Puede asociarse al código la información sobre reparaciones, refacciones o cambios de piezas, creando un expediente electrónico del activo.
4. Prevención de fraudes: Se dificulta la sustitución o desaparición de activos sin que la empresa lo note, pues cada bien está identificado e inventariado.

4. ¿Por qué es esencial un Inventario y Plaqueteo de Activos Fijos?

Un inventario y plaqueteo de activos bien ejecutado aporta ventajas como:

• Transparencia financiera: Las cifras reflejadas en los estados financieros (balance general y notas explicativas) estarán alineadas con la realidad operativa.
• Optimización de recursos: Identificar activos subutilizados o inactivos permite reubicarlos, venderlos o darlos de baja, evitando costos innecesarios.
• Cumplimiento normativo: Las NIIF exigen que la empresa tenga registro confiable de sus activos, evalúe su deterioro u obsolescencia, y mantenga prácticas contables adecuadas en torno a su depreciación.
• Reducción de riesgos: Minimiza la posibilidad de robos, extravíos, desactualización de inventario y descuadres contables.
• Información de valor para la toma de decisiones: Si la dirección de la empresa necesita saber si conviene comprar nueva maquinaria o mejorar la existente, los datos del inventario y el etiquetado resultan cruciales.

5. Paso a Paso para Realizar el Inventario y Plaqueteo de Activos Fijos

A continuación, te comparto un procedimiento detallado para llevar a cabo este proceso de forma organizada y eficiente:

5.1. Planificación Previa

1. Definir objetivos: ¿Buscas actualizar la información contable? ¿Necesitas verificar activos para un proceso de auditoría? ¿Quieres implementar un nuevo sistema de código de barras? Clarificar el porqué del inventario.
2. Asignar responsables: Designar un equipo de trabajo que lidere la toma física, el registro y la elaboración de informes.
3. Calendario y recursos: Determinar fechas para la inspección, herramientas requeridas (tablets, lectores de código de barras, planillas, etc.) y cualquier apoyo logístico (transporte, acceso a áreas restringidas, etc.).

5.2. Revisión y Depuración de la Base de Datos

• Antes de iniciar la inspección física, es fundamental contar con un listado preliminar de todos los activos según los registros contables y administrativos.
• Revisar si hay activos que ya fueron dados de baja en ejercicios pasados o que están pendientes de cargar al inventario.
• Si la empresa nunca ha hecho un inventario formal, se parte de la información contable y se espera encontrar discrepancias que se resolverán en la toma física.

5.3. Toma Física de Activos

• Recorrer todas las áreas (almacenes, oficinas, plantas de producción) identificando cada bien que cumpla la definición de activo fijo.
• Verificar su estado (operativo, en reparación, obsoleto, dado de baja, etc.).
• Anotar la ubicación exacta (dependencia, sala, oficina) y si tiene asignado a un responsable o usuario final (en caso de computadoras, equipos celulares, tablets corporativas, etc.).
• Comparar lo observado con lo que figura en la base de datos preliminar. Si falta algún activo, se registra un hallazgo y se investiga; si aparece uno que no figuraba, se da de alta con la información correspondiente.

5.4. Etiquetado o Plaqueteo

1. Generar las etiquetas: Se definen los códigos que se asignarán a cada activo. Estos pueden ser consecutivos o basados en la clasificación (e.g., “C-001” para computadora #1, “V-015” para vehículo #15).
2. Imprimir las placas: Con la tecnología apropiada (impresoras de etiquetas resistentes, adhesivos duraderos, placas metálicas, etc.). Algunas organizaciones optan por códigos de barras o códigos QR.
3. Colocación física: Fijar la etiqueta en un lugar visible pero seguro. Por ejemplo, para maquinaria pesada, se busca una zona no expuesta al calor extremo o al desgaste mecánico. En escritorios o sillas, en el reverso o laterales, etc.
4. Registro en el sistema: Se escanea la placa y se vincula a la ficha del activo, asegurando que toda la información (descripción, costos, fecha de adquisición, responsable) quede centralizada en el software de activos.

5.5. Recolección y Carga de Datos

• A medida que se etiqueta cada activo, se ingresan los datos al sistema (puede ser un software de gestión de activos, una plantilla de Excel avanzada o un ERP).
• Es recomendable contar con una conexión en tiempo real (si se usan aplicaciones móviles o tablets) para que la información se actualice de inmediato. Si no es posible, se registra localmente y luego se hace la carga masiva en la oficina.

5.6. Control de Calidad y Validación

• Una vez concluida la toma física y el etiquetado, se hace una validación para garantizar que no haya omisiones.
• Se comparan valores contables (costo histórico, depreciación acumulada) con la realidad física de cada activo. De ser necesario, se ajustan las cifras en los libros contables o se corrigen datos obsoletos.

5.7. Informe Final

• Se elabora un informe de inventario que describe los hallazgos, las incidencias, los activos que no se encontraron y los que se consideraban inexistentes pero se ubicaron.
• Se proponen acciones (por ejemplo, dar de baja activos inservibles, un plan de mantenimiento o una revalorización según NIIF si procede).
• Se presentan recomendaciones para mantener actualizado el inventario (ej.: políticas de revisión anual, actualización continua cuando se compran o venden activos, etc.).

6. Relación con las Normas NIIF y la Medición de Activos

Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) establecen parámetros para la correcta clasificación y medición de los activos fijos en los estados financieros. Al actualizar el inventario y realizar el etiquetado, la empresa estará en condiciones de:

1. Identificar obsolescencia: Ver si alguna maquinaria o equipo ya no cumple su función por desactualización tecnológica.
2. Evaluar deterioro: Según la NIC 36 (Deterioro del valor de los activos), se evalúa si el valor recuperable del activo es menor que su valor en libros.
3. Revaluar (si aplica): Algunos estándares permiten la revaluación de ciertos activos para reflejar su valor razonable o de mercado, aumentando la transparencia contable.

Cumplir con las NIIF ofrece credibilidad ante inversionistas, bancos y entidades gubernamentales, puesto que la contabilidad refleja la verdadera situación de la empresa.

7. Recomendaciones Prácticas

• Capacitar al personal: Quienes participen en el inventario y etiquetado deben conocer la metodología, los objetivos y el uso de aplicaciones o equipos para el escaneo.
• Elegir el tipo de etiqueta adecuado: Para entornos industriales (polvo, calor, humedad), se requieren placas resistentes; en oficinas, bastan adhesivos vinilos de buena calidad.
• Documentar el procedimiento: Crear un manual de inventario que describa quién, cómo, cuándo y con qué herramientas se realiza la toma física y la actualización del sistema.
• Tecnología: Valorar la adquisición de un software de gestión de activos (Asset Management) con módulos de lectura de código de barras, para llevar un control centralizado y dinámico.
• Frecuencia: Aunque puede hacerse de manera periódica (una vez al año), muchas empresas optan por un control continuo, registrando altas y bajas de activos en tiempo real.

8. Conclusiones

Realizar un inventario y un plaqueteo o etiquetado de activos fijos es una tarea fundamental para cualquier organización que desee mantener el control sobre sus bienes, reflejar información veraz en sus estados financieros y mejorar la eficiencia en el uso de sus recursos. Desde la planificación y la toma física, hasta la colocación de etiquetas y la actualización de los registros contables, cada paso resulta esencial para asegurar que la gestión de activos sea clara y confiable.

Con este proceso, podrás:

• Identificar activos en desuso para su baja o venta.
• Optimizar la depreciación y los registros contables cumpliendo con las NIIF.
• Elevar la productividad y seguridad al mantener un inventario preciso.
• Minimizar riesgos de fraude o desaparición de bienes.

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